Datenschutz

Informationspflicht nach der DSGVO_Mitglieder

Informationspflicht nach der DSGVO – Kunden_Geschäftspartner

Informationspflicht nach der DSGVO_Veranstaltungsteilnehmer

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Ihre Rechte

Sie können uns entweder schriftlich oder per E-Mail an datenschutz@vik.de kontaktieren um folgende Rechte auszuüben:

  • Auskunftsrecht zu Ihren personenbezogenen Daten, um diese zu überprüfen,
  • Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten,
  • Geltendmachung von Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung; dies umfasst auch das Recht, unvollständige Daten durch ergänzende Mitteilung zu vervollständigen,
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,
  • Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format, sowie Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, sofern Sie zu der Verarbeitung Ihre Einwilligung gegeben haben oder die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht und keine anderweitigen Rechte entgegenstehen,
  • Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten: ANKA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Kaninenberghöhe 50, 45136 Essen

Cookies

Die Internetseiten des VIK e.V. verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden.

Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.

Durch den Einsatz von Cookies kann der VIK e.V. den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundlichere Services bereitstellen, die ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären.

Mittels eines Cookies können die Informationen und Angebote auf unserer Internetseite im Sinne des Benutzers optimiert werden. Cookies ermöglichen uns, wie bereits erwähnt, die Benutzer unserer Internetseite wiederzuerkennen. Zweck dieser Wiedererkennung ist es, den Nutzern die Verwendung unserer Internetseite zu erleichtern. Der Benutzer einer Internetseite, die Cookies verwendet, muss beispielsweise nicht bei jedem Besuch der Internetseite erneut seine Zugangsdaten eingeben, weil dies von der Internetseite und dem auf dem Computersystem des Benutzers abgelegten Cookie übernommen wird. Ein weiteres Beispiel ist das Cookie eines Warenkorbes im Online-Shop. Der Online-Shop merkt sich die Artikel, die ein Kunde in den virtuellen Warenkorb gelegt hat, über ein Cookie.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Andernfalls wird der gesetzte Cookie nach vier Wochen gelöscht. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar.

Server-Log-Files

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Kontaktformular

Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden personenbezogene Daten erhoben. Welche Daten im Falle eines Kontaktformulars erhoben werden, ist aus dem jeweiligen Kontaktformular ersichtlich. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Über das Kontaktformular erhebt der VIK e.V. folgende Datenkategorien des Nutzers als Pflichtangaben, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind:

Firma (optional)
Name*
Ort (optional)
Telefon (optional)
E-Mail-Adresse*
Betreff (optional)
Inhalt der Anfrage* (Freifeld für eigene Beschreibung der Anfrage durch den Nutzer in eigenen Worten)

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten offen gelegt sind oder werden ist die zentrale Informationsbearbeitung und zuständige Sachbearbeitung des VIK e.V.

Registrierung im Mitgliederbereich

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO werden personenbezogene Daten weiterhin erhoben und verarbeitet, wenn Sie uns diese zur Durchführung eines Vertrages oder bei der Registrierung im Mitgliederbereich mitteilen. Wir verfolgen das Interesse, sicherzustellen, dass nur Mitglieder Zugriff auf den Mitgliedern vorbehaltenen Informationen erhalten. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Wir speichern und verwenden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Vertragsabwicklung. Nach vollständiger Abwicklung des Vertrages oder Löschung Ihres Kundenkontos werden Ihre Daten mit Rücksicht auf steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen gesperrt und nach Ablauf dieser Fristen gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder eine gesetzlich erlaubte weitere Datenverwendung von unserer Seite vorbehalten wurde, über die wir Sie nachstehend entsprechend informieren.

Für den internen Mitgliederbereich erhebt der VIK e.V. folgende Datenkategorien des Nutzers als Pflichtangaben:

Mitgliedsnummer*
E-Mail-Adresse*
Vorname*
Nachname*

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten offen gelegt sind oder werden ist die zentrale Informationsbearbeitung und zuständige Sachbearbeitung des VIK e.V.

Kommentarfunktion auf dieser Webseite

Für die Kommentarfunktion auf dieser Seite im internen Mitgliederbereich werden neben Ihrem Kommentar auch Angaben zum Zeitpunkt der Erstellung des Kommentars, Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie nicht anonym posten, der von Ihnen gewählte Nutzername gespeichert.

Speicherung der IP Adresse

Unsere Kommentarfunktion speichert die IP-Adressen der Nutzer, die Kommentare verfassen. Da wir Kommentare auf unserer Seite nicht vor der Freischaltung prüfen, benötigen wir diese Daten, um im Falle von Rechtsverletzungen wie Beleidigungen oder Propaganda gegen den Verfasser vorgehen zu können.

SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Löschung der Daten

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist bzw. wird. Bei Löschung oder Sperrung der Daten können entsprechende Leistungen nicht mehr genutzt werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DS-GVO zum Einsatz.

Externes Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.
Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.
Wir setzen folgenden Hoster ein:

ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland

Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbeitung

Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Hoster geschlossen.

eCommerce und Zahlungs­anbieter

Verarbeiten von Daten (Kunden- und Vertragsdaten)

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Rechtsverhältnisses erforderlich sind (Bestandsdaten). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieser Website (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen.
Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Cisco Webex Meetings (nachfolgend Webex genannt) informieren. Webex ist ein Service der Cisco International Limited, die ihren Sitz in den England hat.

Zweck der Verarbeitung

Webex ist eine cloudbasierte Web- und Videokonferenzlösung. Mit Webex können globale Mitarbeiter und virtuelle Teams in Echtzeit von jedem Ort und zu jeder Zeit auf jedem mobilen Gerät oder Videosystem zusammenarbeiten. Die Lösungen umfassen Besprechungen, Veranstaltungen, Schulungen und Support-Services.

Wir nutzen Webex, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Supportanfragen durchzuführen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist der VIK Verband der Industriellen Energie- und Kraftwirtschaft e. V.. Sie können Webex auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Webex-App eingeben.

Soweit Sie die Internetseite von Webex aufrufen, ist der Anbieter von Cisco International Limited für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Webex jedoch nur erforderlich, um sich die Software bzw. das Web-Plugin für die Nutzung von Webex herunterzuladen.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Webex werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Registrierungsdaten von Benutzern: Aktivierungscodes, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Name, Profilbild, Passwort, Name der Firma, Organisations-ID, Universelle eindeutige Kennung
  • Host- und Nutzungsinformationen: Gerätename, Geolocation, IP Adresse, Mobiler Typ, MAC-Adresse, Zeitzone, Universelle eindeutige Kennung, Domainname, Aktivitätsprotokolle
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Umfragen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Ruf-nummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Upload-, Chat-, Fragen- oder Umfragen-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Umfang der Verarbeitung

Über Webex werden Online-Meetings durchgeführt. Benutzer können mit Webex eine Verbindung herstellen, die so persönlich ist wie eine persönliche Besprechung. Der Besprechungsleiter hat die Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen, und alle Benutzer haben die Möglichkeit, während und außerhalb von Besprechungen gemeinsam genutzte Dateien hochzuladen und zu speichern. Wenn der Besprechungsleiter entscheidet, den Besprechungsinhalt nicht beizubehalten, wird er sofort nach Abschluss der Besprechung von der Cisco Webex-Plattform entfernt.

Der Besprechungsleiter hat die Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen, und alle Benutzer haben die Möglichkeit, während und außerhalb von Besprechungen gemeinsam genutzte Dateien hochzuladen und zu speichern. Die Tatsache der Aufzeichnung wird allen Benutzern in der Webex-App angezeigt. Eine Einwilligung ist von den Benutzern im Vorfeld einzuholen. Wenn der Besprechungsleiter entscheidet, den Besprechungsinhalt nicht beizubehalten, wird er sofort nach Abschluss der Besprechung von der Cisco Webex-Plattform entfernt.

Wenn Benutzer an Besprechungen teilnehmen, die von Benutzern in anderen Unternehmen veranstaltet werden, kontrolliert der Besprechungsleiter alle während der Besprechung freigegebenen Besprechungsaufzeichnungen oder -dateien, die den Unternehmensrichtlinien des Veranstalters in Bezug auf Zugriff, Verwendung, Überwachung, Löschen, Aufbewahrung und Datenschutz unterliegen Export von Informationen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der VIK Verband der Industriellen Energie- und Kraftwirtschaft e. V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Webex personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Webex sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen darin, effektiv Meetings durchzuführen.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Für einige Verarbeitungszwecke benötigen wir Ihre Einwilligung, die wir dann von Ihnen gesondert einholen. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Sofern nicht gerade zur Weitergabe bestimmt, werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Webex erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Cisco International Limited vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Webex ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus England erbracht wird.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Siehe https://www.vik-jahrestagung.de/Datenschutz


Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Einzelheiten zu Ihren Rechten können Sie unserer Datenschutzerklärung unter https://www.vik-jahrestagung.de/Datenschutz entnehmen.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, den Datenschutzhinweis zu überarbeiten, soweit Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.